Nouvelle méthode de calcul concernant l’imputation des attestations de vacances
A partir du 1er janvier 2024, les règles d’imputation du simple pécule de vacances de sortie des employés ne se fera plus en une mais deux phases.
Contexte
Un employé qui prend ses congés annuels a droit au paiement de sa rémunération normale pendant ses jours de vacances (simple pécule) et au double pécule de vacances.
Lorsqu’un employé change d’entreprise, son ancien employeur lui verse un pécule de sortie pour les jours de congé qu’il a déjà acquis mais pas encore pris. Vu que le travailleur a déjà perçu ce pécule de son employeur précédent et qu’il ne peut y avoir de double paiement, le nouvel employeur procédera à ce qu’on appelle la régularisation de l’attestation de vacances.
Cette régularisation est effectuée en déduisant de la rémunération mensuelle et du double pécule de vacances, le montant du pécule de vacances de sortie que le travailleur a déjà perçu de son ancien employeur.
Jusqu’à présent, cette régularisation se fait en une seule fois, le plus souvent en juin lorsque le double pécule de vacances est payé par le nouvel employeur.
Si le travailleur entre en service après que le double pécule de vacances soit payé, l’imputation a lieu lors de son entrée en service.
Cette pratique, en vigueur depuis des années, a pour effet de déduire le pécule de vacances de sortie du salaire de l’employé qui le mois concerné reçoit un salaire peu élevé voir nul, ce qui n’est pas conforme à l’article 23 de la loi du 12 avril 1965 sur la protection de la rémunération.
Champ d’application
La nouvelle méthode d’imputation applicable à partir de l’année de vacances 2024 concerne uniquement le simple pécule de départ. L’imputation du double pécule de vacances aura toujours lieu en une seule fois.
Cette nouvelle méthode de déduction vise uniquement les employés, les ouvriers n’étant pas concernés hormis lors du passage du statut d’ouvrier à celui d’employé.
Deux phases d’imputation
1. Première phase
Chaque fois que le nouveau travailleur prend un jour de congé pour lequel le droit aux vacances a été constitué chez l’ancien employeur, le simple pécule de vacances de départ sera imputé à 90% du salaire journalier brut de ce jour de congé. Cela signifie que l’employé ne percevra que 10% de son salaire journalier brut pour chaque jour de vacances pris.
L’imputation n’aura donc plus lieu en une seule fois et l’employeur devra imputer le simple pécule de vacances de départ sur plusieurs mois si l’employé étale la prise de ses congés annuels sur plusieurs mois.
2. Deuxième phase
En décembre ou au plus tôt lors de la sortie de service du travailleur concerné, il faudra procéder aux éventuelles corrections des déductions qui ont déjà été opérées au cours de l’année.
L’ensemble des montants retenus de 90 % pour chaque jour de congé pris sont additionnés et comparés au pécule de vacances de départ versé par l’ancien employeur.
Si le montant versé par l’ancien employeur est inférieur au total des montants retenus, le solde devra être versé au travailleur.
Si le montant versé par l’ancien employeur est supérieur au total des montants retenus, le solde sera déduit du salaire versé au travailleur. Dans ce cas, le nouvel employeur ne pourra normalement retenir que 20 % du salaire net maximum. Si le solde est supérieur à 20%, une retenue supplémentaire devra être effectuée le mois d’après, sauf accord entre l’employé et l’employeur pour que la correction soit imputée en une seule fois.
Devoir d’information des employés
Le devoir d’information de l’employeur vis-à-vis des employés concernés se situe à plusieurs niveaux :
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- L’employeur doit, à la demande de l’employé, lui fournir des informations détaillées et claires sur le mode de calcul appliqué et les règles de déduction (soit sur papier soit par voie électronique).
- En décembre ou au plus tôt lors de la sortie de service, l’employeur doit mentionner sur la fiche de paie le montant retenu ou versé à la suite des corrections apportées.
- L’attestation de vacances devra explicitement indiquer les nouvelles règles d’imputation.