L’un de vos salariés n’est pas venu au travail et il ne vous a pas contacté pour vous informer de la raison de son absence.
Au premier abord, cette situation peut être assimilée à une absence dite « injustifiée ». Toutefois, mieux vaut ne pas tirer de conclusions ni agir hâtivement dans un tel cas. Étant employeur, vous devez vous conformer à certaines règles incluses dans le règlement de travail de votre entreprise. Des raisons acceptables et parfaitement légales peuvent en effet justifier l’absence imprévue d’un.e employé.e. Lorsque l’une de ces raisons se présente, il est crucial de posséder un règlement de travail comprenant diverses mesures à appliquer que vous avez préalablement définies. Voici les différentes catégories d’absences justifiées.
Le cas dit de « force majeure »
En raison d’un cas de force majeure, votre salarié peut se trouver dans l’incapacité d’aller au travail et de vous donner de ses nouvelles. Cela peut, par exemple, se produire s’il est hospitalisé de manière urgente. Si les salariés doivent informer dans les plus brefs délais leur entreprise de chacune de leur absence, mieux vaut que vous tentiez vous-même de comprendre la cause de cette absence.
Vous avez la possibilité d’intégrer l’obligation d’information que doit respecter votre employé dans le règlement de travail de votre entreprise. Vous pouvez également préciser qu’une absence de prestations induira une perte au niveau du salaire.
En formulant de manière claire et précise dans ce règlement de travail les diverses obligations à suivre par vos salariés, vous serez en mesure, si la situation se présente, de leur prouver plus simplement qu’ils n’ont pas suivi les règles de leur entreprise.
Les motifs impérieux
Un salarié peut s’absenter professionnellement en raison de motifs impérieux (par exemple, si l’un des membres de sa famille est souffrant). Il a le droit de le faire aussi longtemps que le souci, qui l’empêche de venir au travail, n’a pas été solutionné, à condition qu’il avertisse au préalable ou le plus rapidement possible son employeur.
C’est à vous, en tant qu’employeur, de vérifier si votre employé respecte ou non cette règle. Dans tous les cas, vous ne devez pas conclure hâtivement que telle ou telle raison a empêché votre employé de venir travailler dans votre entreprise.
Le petit chômage
Si un membre de sa famille proche décède, un salarié a le droit de s’absenter le jour même de cette disparition. Il doit cependant avertir son employeur le plus rapidement possible et lui communiquer la cause de son absence.
Là aussi, c’est à vous qu’il revient d’apprécier, selon la situation, si votre salarié a ou non respecté cette règle.
Congés
Si un salarié souhaite prendre des congés, il doit recevoir au préalable l’autorisation de son employeur (sauf si ces mêmes congés ont été fixés de manière collective au sein de l’entreprise). Les salariés d’une entreprise n’ont pas non plus la possibilité de prendre la décision unilatérale de rallonger leurs congés.
Si l’un de vos salariés est absent, il vous sera possible de vérifier facilement si un accord a été prévu sur ce sujet grâce à une mesure adaptée définie dans le règlement de travail de votre entreprise. Ce dernier doit inclure des règles d’organisation précises, de même que les obligations de chaque salarié et de l’employeur pour demander et fixer les dates de congé.
Si vous n’acceptez pas une demande de congé, il est préférable que vous transmettiez ce refus par écrit en l’envoyant par e-mail, par lettre (avec accusé de réception) ou en vous servant d’une application spéciale.
Problème de santé et accident de la vie privée
La loi en Belgique oblige les salariés à informer de manière immédiate leur employeur s’ils ne peuvent pas exercer leur activité professionnelle. Vous pouvez évidemment définir de manière plus précise ce à quoi correspond cette immédiateté d’information dans votre règlement de travail. Si l’un de vos salariés vous avertit de son absence à 15h00, alors qu’il souffrait d’un problème de santé depuis 9h00, cela peut en effet vous empêcher d’organiser correctement les activités de votre entreprise. Malgré tout, vous n’avez pas le droit de sanctionner cet employé (sauf si vous pouvez démontrer un manquement de sa part impactant gravement votre entreprise).
Toujours selon la loi belge, un salarié doit transmettre à son employeur un certificat médical à la demande de ce dernier, si une convention collective professionnelle l’exige ou si un règlement de travail le mentionne. Sauf si sa situation correspond à un cas dit de « force majeure », le salarié doit expédie son certificat médical (il peut également le transmettre directement à son employeur) dans les 48 heures ouvrées suivant la date de son incapacité professionnelle ou celle à laquelle la demande de l’employeur a été reçue. Bien entendu, ce délai peut être différent s’il a été défini autrement par une convention collective professionnelle ou par le règlement de travail de l’entreprise.
Informer immédiatement son employeur, bénéficier de 48 heures ouvrées pour lui transmettre son certificat médical… Il est impératif que toutes ces obligations, de même que leurs sanctions, soient inscrites au sein de votre règlement de travail. En ayant à votre disposition un règlement exhaustif, votre marche à suivre et celle de vos employés face à une telle situation sera parfaitement claire.