Les employeurs belges peuvent solliciter les systèmes d’indemnisation de frais forfaitaires ou de frais réels. La déduction de ces compensations financières peut être effectuée à titre de frais professionnels inhérents aux employeurs à condition qu’elles soient signalées dans la fiche fiscale du (ou des) salarié(s) concerné(s). L’administration fiscale souhaite connaître plus précisément les sommes des remboursements des frais inhérents aux employeurs accordés aux salariés. La réglementation fiscale a donc subi une modification et l’obligation de fiche fera désormais l’objet d’un élargissement.
Obligations existantes
À l’heure actuelle, un employeur belge doit obligatoirement préciser tous les ans sur la fiche fiscale 281.10 de ses employés la nature des remboursements des frais qui lui sont inhérents et qui ont été accordés pour les 12 mois de revenus concernés. La mention des sommes de ces remboursements doit figurer exclusivement dans le cas de figure suivant : indemnisations des frais forfaitaires dont la détermination ne s’appuie pas sur des normes dites « sérieuses » et « concordantes ». Chaque indemnité doit être mentionnée sur la même ligne (cadre n°27, section B de la fiche 281.10 et cadre n°20 de la fiche 281.20).
Obligation de fiche pour l’année de revenus en cours
Aucun changement ne sera apporté au niveau du fond en ce qui concerne l‘obligation de fiche inhérente aux 12 mois de revenus perçus en 2021. La seule modification porte sur la mise en page du document. Les frais ayant fait l’objet d’un remboursement devront toutefois être signalés de manière différente : une ligne distincte sera incluse pour chaque catégorie d’indemnisation de frais à la place de la ligne commune présente à l’heure actuelle pour ces différentes catégories.
Élargissement de l’obligation pour l’année de revenus 2022
À partir de l’année de revenus 2022, chaque employeur devra prendre en considération un changement en ce qui concerne le fond du document. Un élargissement d’obligation sera effectivement appliqué à l’ensemble des catégories d’indemnisations des frais réels et forfaitaires accordées à compter du 1/01/2022.
Les employeurs belges devront donc préciser sur la fiche 281.10 la somme de chacune des indemnités. Cette nouvelle procédure vise à transmettre à l’administration fiscale une base légale plus claire et plus précise afin de prévenir plus efficacement les doubles emplois des indemnisations des frais entrepreneuriaux.
Cette nouvelle obligation concernera aussi les sommes accordées par l’entreprise à ses dirigeants en tant que remboursement des frais inhérents aux employeurs (par l’intermédiaire de la fiche 281.20).
Quel impact pour les employeurs belges ?
Ces changements généreront inévitablement des tâches administratives supplémentaires. Les employeurs belges devront effectuer des recherches manuelles par rapport à certaines informations liées à leur compatibilité. Mieux vaut donc qu’ils tiennent rigoureusement un relevé de chacun de leurs remboursements. Cette tâche peut cependant s’avérer complexe dans certaines situations. Par exemple, un employé est obligé d’avancer une somme pour l’achat d’un sandwich, car la durée d’une réunion incluant des clients s’avère plus importante que prévu. Dans ce cas, son employeur devra effectuer plus tard le remboursement de ces frais imprévus, mais il devra également procéder à l’enregistrement de ces dépenses.
Des sanctions pour les contrevenants
Tout employeur belge qui ne respecte pas les règles citées précédemment peut être sanctionné par l’administration fiscale. Celle-ci peut le contraindre au versement d’une amende administrative ou le sanctionner via une non-déductibilité sur le plan fiscal.