À la demande de l’Europe, les employeurs doivent mettre en place un système objectif, fiable et accessible afin d’enregistrer le temps de travail quotidien des travailleurs. En principe, la nouvelle obligation devrait entrer en vigueur sur les lieux de travail belges (si la législation nécessaire est prête), soit le 1er janvier 2027.
Les employeurs devront mettre en place un système généralisé permettant d’enregistrer la durée du temps de travail quotidien et hebdomadaire effectué par chaque travailleur, de manière objective et fiable.
Le Gouvernement n’impose toutefois pas de méthode d’enregistrement spécifique, il veut laisser aux employeurs la marge de manœuvre nécessaire pour adapter leur système d’enregistrement à l’organisation du travail propre à leur entreprise. Il suffit que le système choisi par l’employeur enregistre de manière objective et fiable le temps de travail journalier et hebdomadaire réellement presté par chaque travailleur pour qu’il soit conforme.
Le projet confirme également qu’un système basé uniquement sur l’enregistrement des dérogations à l’horaire applicable pourrait être suffisant. Autrement dit, lorsqu’un horaire fixe ou variable est préalablement communiqué, la consignation des seules exceptions à cet horaire pourrait répondre aux exigences légales.
Certaines obligations d’enregistrement existent déjà en Belgique dans des situations spécifiques. Celles-ci resteront d’application. C’est notamment le cas du suivi du temps de travail dans le cadre des horaires flottants, de l’enregistrement des prestations complémentaires des travailleurs à temps partiel ou encore des feuilles de prestations utilisées dans certains secteurs, comme le transport.
Les employeurs qui ne disposent pas encore d’un système adapté au 1er janvier 2027 bénéficieront toutefois d’une période transitoire jusqu’à la fin du premier trimestre 2027. Dans ce cas, le 31 mars 2027 constituera la date limite définitive pour être en conformité.
Il ne s’agit pas d’un retour à des systèmes de pointeuses traditionnels, toutes solutions permettant de mesurer correctement le temps de travail est admises.
Il semble probable que les données enregistrées devront être conservées pendant cinq ans. C’est la durée de conservation en vigueur actuellement pour les principaux documents sociaux.
Ce délai commence à courir à partir de l’enregistrement des données dans le système d’enregistrement du temps.
Les employeurs peuvent donc d’ores et déjà inventorier les types de travailleurs et de régimes de travail présents au sein de leur entreprise, afin de déterminer quelles données sont actuellement enregistrées, dans quels cas les heures effectivement prestées s’écartent des horaires officiels et quels systèmes existants peuvent être utilisés.
Sur la base de cet état des lieux, l’employeur pourra évaluer les adaptations nécessaires. Le choix définitif et l’adaptation du règlement de travail pourront ensuite être alignés sur la législation définitive.