Accueillir un stagiaire peut constituer une excellente manière de transmettre les savoirs de l’entreprise, de former de futurs talents et, pourquoi pas, d’identifier de futurs collaborateurs. Mais un stagiaire n’est pas simplement une « main-d’œuvre à moindre coût ».
La première précaution consiste à déterminer le cadre juridique dans lequel le stage est organisé. Les obligations de l’employeur, le statut du stagiaire, sa rémunération éventuelle ainsi que les formalités administratives peuvent varier sensiblement selon le type de stage.
Stage scolaire : avant tout une démarche de formation
Le stage scolaire est effectué dans le cadre d’un cursus d’enseignement. Il constitue un élément de la formation de l’étudiant et doit conserver une véritable finalité pédagogique.
Dans ce cadre, le stagiaire n’est en principe pas lié à l’entreprise par un contrat de travail et ne perçoit pas de rémunération pour les prestations effectuées. Le stage doit être organisé sur la base d’une convention ou d’un document conclu avec l’établissement d’enseignement.
Cela ne signifie toutefois pas que l’employeur n’a aucune obligation.
L’entreprise doit notamment veiller à la sécurité et au bien-être du stagiaire. Une analyse des risques doit être réalisée avant le début du stage, afin d’identifier les risques auxquels le jeune pourrait être exposé et de déterminer les mesures de prévention nécessaires. Une surveillance de santé spécifique peut également être requise selon la nature du poste ou des activités exercées.
Le stagiaire doit par ailleurs être correctement informé des règles applicables dans l’entreprise et bénéficier d’un encadrement adapté.
Une convention de stage claire : un document essentiel
Même lorsqu’il ne s’agit pas d’un contrat de travail, la convention de stage joue un rôle central.
Elle permet de définir clairement les responsabilités de chacun et d’éviter les situations dans lesquelles le stage pourrait être confondu avec une relation de travail classique.
Cette formalisation permet également de démontrer que le stage poursuit effectivement un objectif de formation et ne constitue pas simplement une manière de faire exécuter des tâches correspondant à un emploi permanent.
Attention à ne pas confondre stagiaire et étudiant
Un étudiant qui effectue un stage obligatoire dans le cadre de son programme d’études ne doit pas être engagé sous contrat d’occupation d’étudiant pour cette même période.
Le stage scolaire fait partie de la formation et possède donc une logique juridique différente de celle du contrat d’occupation d’étudiant.
En revanche, le même étudiant peut, en dehors de sa période de stage, être engagé sous contrat étudiant, pour autant qu’il remplisse les conditions légales applicables.
Cette distinction est importante : stage et job étudiant ne sont pas deux appellations pour une même situation.
Le contrat étudiant : une véritable relation de travail
Le contrat d’occupation d’étudiant est, quant à lui, un véritable contrat de travail.
L’étudiant travaille sous l’autorité de l’employeur et reçoit une rémunération. Le contrat doit obligatoirement être établi par écrit, à durée déterminée et signé au plus tard au moment de l’entrée en service.
Le contrat doit également comporter un certain nombre de mentions obligatoires : identité des parties, dates de début et de fin, fonction, lieu de travail, durée du travail, rémunération, horaire, commission paritaire, etc.
L’employeur doit également effectuer les formalités administratives requises, notamment la déclaration DIMONA.
Un étudiant engagé pour effectuer un travail productif n’est donc pas automatiquement un « stagiaire ». Le choix du statut doit correspondre à la réalité de la relation.
Et les stages de jeunes diplômés ou de demandeurs d’emploi ?
Il existe également des dispositifs permettant à une personne qui n’est plus dans un cursus scolaire de découvrir ou d’apprendre un métier en entreprise.
En fonction de la situation de la personne et de la Région concernée, différents dispositifs peuvent entrer en jeu, notamment la convention d’immersion professionnelle (CIP), le Plan Formation-Insertion (PFI) en Wallonie et la Formation Professionnel Individuelle en Entreprise FPIE à Bruxelles .
Ces dispositifs ont leurs propres conditions, formalités et règles en matière d’indemnisation. Ils ne doivent donc pas être confondus avec le stage scolaire.
Une attention particulière doit être portée au cadre régional applicable : les règles peuvent différer entre la Wallonie, Bruxelles et la Flandre.
Le stagiaire doit être encadré
Un stage réussi repose avant tout sur un véritable accompagnement.
L’entreprise doit prévoir une personne de référence capable d’expliquer le fonctionnement de l’organisation, de superviser les tâches confiées et de donner régulièrement du feedback.
Les missions doivent rester cohérentes avec l’objectif pédagogique du stage et avec le niveau de formation du stagiaire.
Santé, sécurité et bien-être : une responsabilité de l’entreprise
La présence d’un stagiaire implique également des obligations en matière de bien-être au travail.
L’employeur doit procéder à une analyse des risques spécifique et prendre les mesures nécessaires pour protéger le stagiaire contre les risques susceptibles de porter atteinte à sa sécurité, à sa santé physique ou mentale ou à son développement.
Cette obligation est particulièrement importante lorsqu’il s’agit de jeunes ou de personnes peu expérimentées.
Selon les activités exercées, des règles particulières peuvent également s’appliquer en matière de surveillance médicale, de vaccinations, d’équipements de protection ou d’interdiction de certaines activités.
Attention aux jeunes stagiaires
Des règles spécifiques s’appliquent aux jeunes travailleurs et aux élèves-stagiaires.
Par exemple, le travail de nuit est interdit aux élèves-stagiaires entre minuit et 4 heures du matin, sans possibilité de dérogation.
L’entreprise doit donc vérifier, avant le début du stage, l’âge du stagiaire, son statut scolaire et la nature exacte des tâches qu’elle souhaite lui confier.
Les documents et formalités : une checklist indispensable
Avant l’arrivée du stagiaire, l’employeur devrait notamment vérifier :
1. Le statut
- Stage scolaire ?
- Contrat étudiant ?
- Convention d’immersion professionnelle ?
- Dispositif régional de formation ?
2. La convention
- Convention signée avant le début du stage ;
- dates et horaires clairement définis ;
- fonction et missions décrites ;
- maître de stage désigné.
3. Le bien-être
- analyse des risques réalisée ;
- mesures de prévention déterminées ;
- surveillance de santé vérifiée si nécessaire ;
- équipements de protection disponibles.
4. L’administration
- formalités d’occupation effectuées lorsqu’elles sont requises ;
- assurances vérifiées ;
- documents sociaux et administratifs disponibles.
5. L’encadrement
- tuteur identifié ;
- programme ou objectifs du stage définis ;
- points de suivi planifiés.
En conclusion
Le recours à un stagiaire peut être une véritable opportunité pour l’entreprise, à condition que le stage soit correctement structuré.
Le point essentiel est de ne pas partir de la personne pour choisir le statut, mais de partir de la situation réelle pour déterminer le cadre juridique applicable.
Un étudiant qui vient apprendre dans le cadre de son cursus, un étudiant engagé pour travailler pendant les vacances et un demandeur d’emploi qui effectue une immersion professionnelle peuvent tous être présents dans une entreprise, mais ils ne relèvent pas nécessairement du même régime juridique.
Une convention correctement établie, un encadrement réel et une analyse préalable des risques permettent de sécuriser le stage tant pour l’entreprise que pour le stagiaire.
À retenir : un stage n’est pas un contrat de travail déguisé. Sa finalité doit rester la formation, l’apprentissage et l’acquisition d’une expérience professionnelle.
| Critère | Stage scolaire | Étudiant | CIP (Convention d’immersion professionnelle) | PFI (Plan Formation-Insertion) |
| Objectif | Permettre à l’élève/étudiant de mettre en pratique sa formation et d’acquérir une expérience professionnelle | Occuper un emploi temporaire pendant les études | Acquérir une expérience professionnelle et des compétences directement en entreprise | Former un demandeur d’emploi aux besoins spécifiques de l’entreprise en vue d’une embauche |
| Statut | Élève/étudiant stagiaire | Travailleur sous contrat d’occupation d’étudiant | Stagiaire en immersion professionnelle | Demandeur d’emploi en formation |
| Contrat | Convention de stage avec l’établissement scolaire | Contrat d’occupation d’étudiant écrit | Convention d’immersion professionnelle | Contrat/convention PFI/FPIE avec intervention du Forem/Actiris |
| Relation de travail | Pas un contrat de travail | Contrat de travail | Relation professionnelle encadrée par une convention spécifique | Formation en entreprise suivie, en principe, d’une embauche |
| Rémunération | En principe, pas de rémunération | Salaire soumis aux règles applicables aux étudiants | Indemnité d’immersion professionnelle | Indemnité/prime de formation + intervention selon les règles du PFI/FPIE |
| Cotisations sociales | Régime spécifique selon la situation du stagiaire | Régime étudiant possible sous conditions (heures contingentées) | Régime spécifique selon les conditions de la CIP | Régime spécifique au dispositif |
| Qui peut en bénéficier ? | Élève ou étudiant dans le cadre de son cursus | Étudiant remplissant les conditions légales | Personne souhaitant acquérir une expérience professionnelle | Demandeur d’emploi répondant aux conditions du dispositif wallon/Bruxelles |
| Durée | Déterminée par le programme scolaire et la convention | Contrat à durée déterminée | Déterminée dans la convention | Déterminée par le plan de formation |
| Finalité d’embauche | Pas nécessairement | Pas nécessairement | Pas nécessairement, même si l’objectif est l’insertion | Oui : l’embauche constitue l’objectif central du dispositif |
| Autorité / cadre | Établissement d’enseignement + règles fédérales relatives au bien-être | Réglementation fédérale sur le contrat étudiant | Réglementation fédérale + règles régionales selon le dispositif | Wallonie / Forem Bruxelles / Actiris |
| Attention particulière | Le stage doit réellement s’inscrire dans le cursus et ne peut pas servir simplement à occuper un poste permanent | Le contrat étudiant ne peut pas être utilisé pour remplacer un stage scolaire obligatoire | La CIP ne doit pas être utilisée pour contourner un véritable contrat de travail | Le contenu de la formation et les conditions d’embauche doivent être respectés |
À retenir
- Stage scolaire = une expérience pratique intégrée à la formation.
- Étudiant = un travailleur sous contrat d’occupation d’étudiant.
- CIP = une immersion professionnelle encadrée, avec indemnité.
- PFI/FPIE = un dispositif de formation en entreprise destiné à déboucher sur une occupation en Wallonie/Bruxelles.
Cet article ne tient pas compte des dispositions en régions Flamande.