La pandémie de Covid-19 a grandement impacté la manière dont le travail est organisé. Ces derniers temps, la flexibilité professionnelle a marqué le quotidien d’un grand nombre d’employeurs et d’employés et demeurera certainement un sujet essentiel dans les années à venir.
Selon plusieurs études, le travail indépendant du lieu et des horaires constitue un sujet RH capital au moins jusqu’en 2024. La rentrée scolaire étant passée, cette flexibilité est également nécessaire pour les salariés dont les enfants sont scolarisés. Dans ce nouvel article, Dynamik HR vous présente les différentes solutions juridiques inhérentes à ce thème.
Horaires flottants
La législation sociale encadre juridiquement l’usage d’horaires flottants. Ceux-ci permettent aux salariés de bénéficier d’une flexibilité concernant l’heure de début et l’heure fin de leur journée tout en respectant leur temps de travail par semaine.
Un horaire flottant est constitué de plages flottantes et de plages fixes, lesquelles peuvent être des périodes définies au cours desquelles votre salarié est obligé d’être présent et disponible. Il peut aussi être constitué de périodes variables durant lesquelles le salarié peut décider du commencement et de la fin de sa journée de travail et d’éventuels temps de pauses. Un horaire flottant n’est donc pas imposé et prédéfini. Bien sûr, le salarié doit respecter la manière dont son entreprise est organisée et il ne peut pas effectuer plus de 9 h de travail journalier.
L’employeur doit inclure l’horaire flottant dans une CCT entrepreneuriale ou en changeant son règlement de travail. Il doit suivre la même procédure lorsqu’il s’agit d’élargir un régime existant d’horaires professionnels flottants. Il doit également procéder à la mise en place d’un système permettant de comptabiliser le temps au sein de l’entreprise.
Repos de compensation pour les heures additionnelles
Les salariés ont effectué un grand nombre d’heures additionnelles depuis le début de la crise sanitaire. En général, votre salarié doit profiter d’un repos de compensation ultérieur lui permettant de compenser ses heures de travail additionnelles. Vous pouvez par exemple convenir avec votre salarié de la prise d’heures de repos de compensation afin qu’il puisse passer du temps avec ses enfants le mercredi après-midi.
L’épargne-carrière
En utilisant une épargne-carrière, votre salarié peut épargner ses heures additionnelles et ses congés de type extralégal pour profiter par la suite d’absences rémunérées. Par exemple, votre salarié peut se servir de ses heures additionnelles épargnées en 2020 afin de bénéficier actuellement d’un repos de compensation.
Vous avez d’ores et déjà mis en place un système d’épargne-carrière ? Votre salarié peut alors vous demander la récupération de ses heures épargnées pour finir sa journée plus rapidement, la débuter plus tardivement ou pour passer du temps avec ses enfants le mercredi après-midi. Par contre, si votre salarié n’a épargné aucune heure, il ne sera pas en mesure de se servir de ce système.
L’introduction d’une épargne-carrière au sein de votre structure peut être effectuée grâce à une convention collective de travail. Cette démarche n’est toutefois réalisable que dans les « secteurs activés ». Si votre structure ne figure pas parmi ces commissions paritaires, vous avez malgré tout la possibilité d’effectuer cette démarche en procédant vous-même à l’activation de votre secteur.
Congés
En raison de la crise sanitaire, un grand nombre de salariés possèdent encore un solde conséquent de jours de congés qu’ils peuvent utiliser pour prendre des vacances. Ces salariés peuvent profiter de la prise de jours ou d’heures de congé payé. La détermination de la date à laquelle les congés annuels sont pris doit se faire d’un commun accord entre l’employeur et son salarié. Ce dernier n’est donc pas autorisé à imposer un congé ni avertir son employeur qu’il a pris celui-ci le jour qui suit son absence. Si la prise du congé est réalisée préalablement à l’autorisation de l’employeur, ce dernier peut considérer cette situation comme une absence non justifiée.
Congés sans solde
Si vos salariés ont écoulé l’intégralité de leurs jours de congé, ils peuvent demander une journée entière ou seulement quelques heures de congé sans solde. Un accord est évidemment nécessaire, dans ce cas, de figure. Si cet accord est inexistant, vous pouvez aussi considérer qu’il s’agit d’une absence non justifiée.
Congés parentaux
Pour être présent lorsque son enfant sort de l’école, votre salarié peut procéder à la réduction de sa carrière d’un cinquième ou d’un dixième en se servant des congés parentaux pour s’occuper de ses enfants âgés de moins de douze ans. L’employeur et l’employé peuvent se mettre d’accord sur la répartition de la réduction d’une semaine de travail afin que l’employé puisse stopper son activité professionnelle un peu moins tardivement tous les jours. Tout ceci doit malgré tout se faire dans le respect des conditions du travail à temps partiel. L’atteinte de l’activité réduite moyenne doit, quant à elle, être réalisée durant la période de référence (généralement un trimestre qui peut être prolongé à 12 mois) et, quoiqu’il arrive, durant la période pour laquelle les congés parentaux ont été exigés.
Votre salarié désire ne pas travailler le mercredi après-midi afin de passer du temps avec ses enfants ? Il peut, dans ce cas, se servir des congés parentaux d’un dixième. Contrairement aux autres congés parentaux, les congés parentaux d’un dixième peuvent faire l’objet d’un refus écrit par les employeurs. Ce refus doit être transmis sous un mois à partir de la date de la demande du salarié. Néanmoins, si votre employé à temps plein vous a demandé un congé parental d’un cinquième pour s’absenter durant tout un mercredi, vous ne pouvez pas décliner sa demande. Vous pouvez par exemple la reporter.
Quoi qu’il en soit, vos salariés doivent introduire leurs demandes de congés parentaux entre deux et trois mois avant le commencement de ces congés. Si vos salariés exigent un congé parental pour débuter en septembre, vous pouvez ne pas accepter ce dernier, peu importe la catégorie à laquelle il appartient. Si vous acceptez en dépit du fait que votre salarié n’ait pas respecté les délais de demande, mieux vaut que vous fixiez le congé par écrit avec votre employé.
Le crédit-temps
Vos salariés peuvent aussi demander un crédit-temps à mi-temps ou d’un cinquième pour s’occuper de leurs enfants âgés de moins de huit ans. Le crédit-temps d’un cinquième doit être obligatoirement pris pour 24 heures hebdomadaires ou 2 demi-jours de travail en moins. Si vos salariés exigent un crédit-temps à mi-temps, vous pouvez vous accorder avec eux en ce qui concerne la procédure pour prendre ces heures de crédit-temps. Les conditions du travail à temps partiel doivent cependant être respectées et l’activité réduite moyenne doit être atteinte durant la période référentielle (de 3 à 12 mois maximum) durant la période pour laquelle le crédit-temps a été requis.
Votre salarié veut s’absenter le mercredi après-midi grâce à un crédit-temps ? Il s’agit d’une réduction de carrière d’un dixième non prévue dans le cadre du crédit-temps. Vous pouvez donc refuser cette demande. Par contre, si votre salarié remplit toutes les modalités et demande un crédit-temps pour tout un mercredi, il s’agit d’une réduction de carrière d’un cinquième qui est acceptable.
Quelles sont les solutions dont disposent les employeurs ?
Si vous employez dix salariés ou moins, vous avez le droit de refuser les diverses demandes de crédit-temps. Si votre entreprise compte plus de dix salariés, veillez à contrôler si ces derniers remplissent toutes les conditions afin de profiter d’un crédit-temps. Si ce n’est pas le cas, vous avez la possibilité de décliner un crédit-temps.
Votre salarié doit respecter un temps de demande raisonnable. Si au 30/06/2021, votre entreprise comptait 20 salariés ou moins, votre salarié doit demander son crédit-temps 6 mois avant la date de commencement désirée. Si votre entreprise compte plus de 20 salariés, ce temps est d’un trimestre.
Si votre salarié n’effectue sa demande qu’actuellement, il ne s’est donc pas conformé à cette règle. Cela peut donc justifier votre refus de son crédit-temps. Si vous souhaitez malgré tout lui accorder un crédit-temps, vous pouvez ne pas respecter cette condition via un commun accord, réalisé de préférence par écrit, avec votre salarié.
À l’instar des congés parentaux, les crédits-temps peuvent être refusés ou reportés.
Entreprises comptant plus de 10 salariés
Pour éviter l’absence simultanée d’un trop grand nombre de salariés dans les entreprises comptant plus de dix employés, une limite et un système de planification et de préférence doivent être mis en place. Quand la quantité de salariés profitant d’un crédit-temps s’élève à 5 %, le salarié qui suit devra attendre la libération d’une place. Cette limite est calculée en fonction de la quantité de salariés que comporte votre entreprise au 30 juin de l’année qui précède. Elle ne concerne que le crédit-temps et non les congés parentaux.
Travail à distance
Lorsque les dispositions ont été prises afin de limiter la propagation du Covid-19, le travail à distance a été normalisé. L’encadrement légal du télétravail structurel et épisodique inhérent à la Flandre et à la Wallonie a été réinstauré depuis le 1/09/2021. C’est au salarié d’organiser son travail par rapport aux temps de travail de son entreprise. Il preste donc la quantité d’heures fixée dans l’horaire de travail, sans avoir à le respecter scrupuleusement. Afin d’éviter les discussions et les imprévus, mieux vaut donc formaliser les conventions requises via un accord écrit. Vous pouvez aussi exiger que vos salariés soient complètement disponibles durant certaines périodes.
Congés-éducation et congés de formation flamand
Votre salarié veut suivre une formation ? Il peut, dans ce cas, solliciter un congé-éducation (Région de Bruxelles-Capitale et Région wallonne) ou un congé de formation flamand. Cette procédure permet à vos salariés de s’absenter pour suivre une formation tout en bénéficiant d’un salaire maintenu. Un droit d’initiative conjointe provisoire pour le congé de formation flamand sera mis en place pour l’année scolaire 2021/2022. Celui-ci permettra aux salariés et aux employeurs de proposer des formations.
Le 23/07/2021, le Conseil des ministres a décidé que le seuil salarial du congé-éducation/congé de formation flamand sera augmenté de 2 % (soit 3047 euros bruts mensuels) durant l’année scolaire 2021/2022. Cette somme sera définitive lorsque l’arrêté royal sera publié au Moniteur belge.