Dans le cadre de la crise du coronavirus, de nombreux employeurs ont eu recours au télétravail partiel ou complet. L’une des questions récurrentes concerne le caractère obligatoire ou non de l’octroi d’une indemnité de frais aux télétravailleurs, ainsi que le traitement fiscal de l’indemnité octroyée. Nous nous pencherons de manière approfondie sur cette deuxième question.
Quand est-il question d’un remboursement des dépenses propres à l’employeur non imposable ?
Une indemnité de frais octroyée aux télétravailleurs à domicile est considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable si l’employeur peut apporter la double preuve suivante :
- L’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
- L’indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.
À quel montant s’élève l’indemnité de télétravail ?
Le montant de cette indemnité de frais peut être déterminé de manière forfaitaire. Le montant octroyé doit être déterminé conformément aux normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux.
À quelles conditions une indemnité forfaitaire de télétravail non imposable peut-elle être octroyée ?
Une indemnité de télétravail non imposable peut être octroyée aux télétravailleurs moyennant le respect des conditions suivantes :
- À partir d’avril 2020 : octroi d’une indemnité de télétravail d’au maximum 129,48 EUR par mois (mars 2020 : 126,94 EUR). Ce montant ne doit pas être proratisé en cas d’occupation à temps partiel.
- Télétravail effectif de manière régulière et structurelle. Le travailleur doit faire au moins 5 jours de télétravail par mois. Ce montant peut aussi être octroyé aux travailleurs à temps partiel.
- L’indemnité forfaitaire octroyée doit couvrir les frais de bureau du travailleur. Ces frais incluent notamment les frais liés à l’aménagement et à l’usage d’un bureau, de matériel information et d’impression.
- Aucune distinction entre différentes catégories de fonction. Vous devez donc octroyer le même montant à tous les travailleurs qui effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle.
- L’indemnité forfaitaire de télétravail ne peut pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà.
Les modalités suivantes doivent par ailleurs être respectées :
- Les télétravailleurs qui bénéficient d’une indemnité forfaitaire de télétravail et qui choisissent de justifier leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, doivent déduire cette indemnité forfaitaire de leurs frais professionnels justifiés, dans la mesure où elle se rapporte à ces frais ;
- Afin d’éviter la possibilité de double déduction d’une même dépense, les frais propres à l’employeur octroyés sur une base forfaitaire ne pourront plus être pris en charge par l’employeur sur base de pièces justificatives de frais réels ;
- L’employeur doit tenir à disposition les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient, pour un exercice d’imposition déterminé, des indemnités forfaitaires de télétravail octroyées en application de cette circulaire ;
- Les indemnités forfaitaires de télétravail payées à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche 281.10, en regard de la rubrique b) du cadre 26 « Renseignements divers », la mention « OUI – normes sérieuses » doit être reprise, puisque ces remboursements de frais forfaitaires ont été établis sur base de normes sérieuses;
- Les indemnités payées aux travailleurs en « salary split» à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être réduites en proportion de l’activité exercée en Belgique par ces travailleurs ;
- Le montant de l’indemnité forfaitaire de télétravail peut également être payé pendant la période normale des congés de vacances, mais doit être réduit proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les congés de vacances annuelles.
Un ruling doit-il encore être conclu ?
Non, pas si vous respectez les conditions susmentionnées.
Vous pouvez toujours introduire une demande de décision anticipée auprès du Service des Décisions Anticipées en matières fiscales si vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes :
- En plus de l’indemnité forfaitaire de télétravail, vous souhaitez octroyer des remboursements forfaitaires pour d’autres dépenses propres à l’employeur que les frais de bureau précités ;
- Vous souhaitez octroyer, pour des frais de bureau, des remboursements forfaitaires de dépenses propres à l’employeur qui ne remplissent pas les conditions susmentionnées ;
- Vous souhaitez mettre à disposition certains éléments qui sont couverts par cette indemnité de frais de bureau, comme par exemple une chaise de bureau.
Source : Circulaire 2020/C/100 relative aux dépenses propres à l’employeur pour le télétravail.