L’indemnisation des dépenses inhérentes aux employeurs, autrement dit le « remboursement de leurs frais », ne fait pas l’objet d’une imposition en Belgique, puisqu’il ne s’agit pas à proprement parler d’un salaire. Les employés engageant des frais afin d’exercer leur activité professionnelle (frais de restaurant, de déplacement, de parking…) ont la possibilité d’exiger leur remboursement si cette indemnisation couvre exclusivement ces dépenses.
À partir de l’année de revenus 2022, la somme totale pour chaque catégorie d’indemnité couvrant ces dépenses doit être inscrite dans la section « renseignements divers » de la fiche 281.10 (employés) et 281.20 (employeurs). Si cette déclaration n’est pas effectuée, ou si elle s’avère incorrecte, la personne concernée peut être sanctionnée sur le plan administratif.
Voici certaines conditions plus rigoureuses qui sont mises en place en 2022 en ce qui concerne les déclarations des remboursements de frais.
Obligation de fiche à l’heure actuelle
En ce qui concerne les employeurs belges, ces indemnités couvrant les dépenses réelles et forfaitaires peuvent être déduites au niveau fiscal. Pour ce faire, il suffit de les mentionner sur la fiche 281.10 des salariés, de même que sur le relevé récapitulatif.
La procédure varie en fonction du type d’indemnisation :
- En se basant sur des pièces justificatives : mentionner « Oui – pièces justificatives »
- Remboursement forfaitaire en fonction de normes sérieuses : mentionner « Oui – normes sérieuses »
- Remboursement forfaitaire non basé sur des normes sérieuses : mentionner la somme ayant fait l’objet d’un remboursement.
Ces mentions peuvent être combinées.
Nouvelles conditions à compter de l’année de revenus 2022
L’administration fiscale travaille actuellement à une définition plus claire des remboursements de dépenses qui ont été octroyés. À partir de cette année, les employeurs belges doivent inscrire dans la section « renseignements divers » la somme totale de l’intégralité de leurs remboursements de frais, aussi bien réels que forfaitaires. La présente obligation est également applicable aux indemnisations qui concernent les frais qu’une entreprise verse à ses dirigeants entrepreneuriaux (fiche 281.20).
Qu’arrive-t-il en cas d’omission de ces informations ?
Si les employeurs oublient de mentionner les remboursements de leurs dépenses forfaitaires sur une fiche personnelle et/ou un document récapitulatif, ils ne bénéficieront pas d’une déduction pour ces frais professionnels. L’omission des indemnités de frais réels est, par ailleurs, sanctionnée par une amende administrative.