Planifier les vacances fut un vrai challenge pour les employeurs l’année dernière. À cause de la crise sanitaire, de nombreux employés ont effectivement procédé au report de leurs vacances. Au dernier trimestre 2020, les trois quarts des travailleurs belges disposaient de jours de vacances extralégaux (c’est-à-dire reportables, contrairement aux jours légaux) non utilisés.

En tant qu’employeur, vous avez donc tout intérêt à organiser les vacances de vos travailleurs de manière à ce que ces derniers ne soient pas tous absents en même temps.

Une planification collective ou individuelle ?

Les vacances sont tributaires des secteurs, lesquels peuvent décider jusqu’au 31 décembre des jours de vacances de l’année qui suit. Si aucun arrêté royal n’a été mis en place par les secteurs, c’est l’entreprise seule qui décide si les congés seront de nature collective ou individuelle.

Dans le cas d’un congé de type collectif décidé par l’employeur, des accords doivent être fixés avec un conseil d’entreprise ou une délégation syndicale. Le mois de janvier constitue, par exemple, une période adéquate pour l’établissement de ces accords (qui ne doivent pas contredire des accords d’ordre sectoriel). En l’absence de conseil d’entreprise ou de délégation syndicale, l’employeur doit établir l’accord directement avec ses employés.

Dans le cas des planifications de congés de type individuel, l’employeur doit s’accorder sur le planning et la prise de vacances directement avec chaque employé. Souvent, ce dernier propose des dates et l’employeur les accepte ou les refuse.

Organiser des vacances durant les périodes les plus prisées

Les périodes de vacances très populaires, telles que celles d’été et de Noël, peuvent générer des difficultés entrepreneuriales. En ce qui concerne les vacances scolaires, vous pouvez, par exemple, considérer comme prioritaires les employés qui ont des enfants ou établir un système de « tour de rôle ». Selon la législation belge, tous les employés doivent bénéficier entre le 1er mai et le 31 octobre d’une période de vacances continues de 14 jours. Il vous est également possible de maintenir une occupation minimale basée (après accord entre vous et vos employés) sur un système de planning annuel et sur un roulement de différentes équipes.

Procéder à une surveillance du planning

Comme nous l’avons vu plus haut, l’écoulement dans les délais des jours de vacances légaux a été problématique en 2020. Cependant, la législation belge contraint vos employés à écouler ce type de congé avant que l’année se termine. La non-conformité à cette loi peut être sanctionnée par des pénalités (sauf dans le secteur de la santé, lequel permet aux employés le report des congés à 2021).

Afin d’éviter les excédents de jours de vacances légaux au dernier trimestre de l’année, procédez dès le mois de septembre à la surveillance du planning des congés de vos employés. Si certains d’entre eux ont, par exemple, plus de 14 jours à écouler, vous devez les avertir (via une lettre recommandée, ce qui constitue une preuve) et leur demander de les planifier rapidement afin que leur compteur soit réinitialisé avant le 1er janvier.