La période actuelle s’avère intense pour les services du personnel. En raison de la grande quantité de postes vacants, ces derniers doivent en effet traiter beaucoup de candidatures. Mais que faire de ces informations ? Doivent-ils les sauvegarder ou les supprimer ? Une nouvelle décision de l’APD (Autorité de Protection des Données) apporte plusieurs éclaircissements sur ce sujet.

Un exemple concret

Durant le premier trimestre 2022, l’APD a réprimandé une entreprise qui avait poursuivi le traitement des informations personnelles d’un postulant malgré son refus.

Suite à un entretien d’embauche infructueux, ce candidat avait en effet exigé que ses données soient supprimées. L’entreprise en question n’a cependant pas respecté sa demande et, un jour plus tard, elle lui a même fait parvenir un mail incluant une proposition d’emploi vacant. Le postulant a donc procédé au dépôt d’une plainte auprès de l’APD, qui a par la suite réprimandé l’entreprise.

Comment procéder lorsqu’un postulant exige la suppression de ses informations personnelles ?

Tous les postulants peuvent exiger la suppression de leurs informations à caractère personnel. Les responsables du traitement ont l’obligation de répondre à cette demande et de procéder immédiatement à l’effacement des données en question.

En l’absence de contrat professionnel, ces informations n’ont pas à être conservées. Les entreprises n’ont pas le droit de conserver les données ciblées par le RGPD plus longtemps que nécessaire par rapport au motif pour lequel elles sont traitées.

À l’issue des procédures de recrutement et de sélection, mieux vaut donc que les responsables du traitement effacent aussitôt les informations personnelles des postulants (même s’ils ne l’ont pas exigés).

Si les entreprises souhaitent intégrer une candidature dans une réserve de recrutement, elles doivent en informer le postulant concerné et le laisser libre de refuser cette procédure.

Les raisons justifiant la conservation de ces données

Les raisons suivantes sont susceptibles d’être considérées comme légitimes :

  • La communication d’une proposition pour un emploi vacant
  • Un usage commercial (si le candidat a autorisé explicitement l’entreprise ou si un intérêt légitime le justifie)
  • Une offre concernant une formation