Afin de prévenir la fraude sociale, chaque employeur est dans l’obligation d’établir et de conserver divers documents sociaux. En cas de non-respect de ces obligations, des sanctions pénales peuvent être encourues.
Quels documents sociaux doivent être conservés ?
Les documents à éditer incluent le registre central du personnel, le registre spécial du personnel, le compte individuel, les contrats spécifiques, et le registre des présences dans certains secteurs.
Ces documents doivent être conservés pendant 5 ans, avec des délais de conservation spécifiques pour chaque type de document. Le règlement de travail doit être conservé tant que des travailleurs sont en service, tandis que les documents fiscaux, comptables et relatifs à la TVA doivent être conservés pendant 7 ans.
Il est important de respecter les règles du RGPD concernant la conservation des données personnelles.
Où et comment doivent être conservés les documents sociaux ?
Les documents sociaux doivent être conservés par l’employeur :
- soit à l’adresse enregistrée à l’ONSS,
- soit au domicile de l’employeur s’il est une personne physique,
- ou soit au siège social s’il s’agit d’une société.
Les entreprises étrangères doivent conserver les documents au domicile d’un mandataire.
Les documents peuvent être conservés sous forme électronique ou papier, à condition que les copies soient lisibles et permettent une surveillance efficace.