L’été est là ! Il n’est pas exclu que vous deviez prochainement à nouveau avoir recours au travail d’étudiants. Vous vous demandez quelles sont les formalités à accomplir ? Ou si votre étudiant peut aussi travailler le dimanche ?
Alors poursuivez votre lecture !
Tous les étudiants peuvent-ils être occupés dans le cadre d’un contrat d’étudiant ?
Non. Il est essentiel que les études constituent l’objectif premier de l’étudiant et que son travail soit clairement une activité secondaire.
Les étudiants qui travaillent sans interruption depuis au moins 12 mois, ainsi que ceux qui sont inscrits aux cours du soir ou suivent un enseignement à horaire réduit, ne peuvent pas conclure de contrat d’étudiant.
Existe-t-il un âge minimum pour conclure un contrat d’étudiant ?
Oui. Un contrat d’étudiant peut uniquement être conclu par des jeunes âgés de 15 ans ou plus qui ne sont plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein.
Un contrat d’étudiant peut donc, au plus tôt, être conclu par un étudiant :
- qui a atteint l’âge de 16 ans.
- qui a atteint l’âge de 15 ans, à condition d’avoir suivi les deux premières année de l’enseignement secondaire ;
Un jeune qui a terminé ses études peut-il encore être occupé comme étudiant moyennant des cotisations de solidarité ?
Études terminées en juin
Un étudiant qui termine ses études et obtient son diplôme en juin peut encore travailler jusqu’au 30 septembre de la même année, moyennant l’application de la cotisation de solidarité. Cela vaut cependant uniquement s’il s’agit d’une occupation qui présente les caractéristiques du travail d’étudiant sur le plan social. Il n’est donc pas permis d’appliquer la cotisation de solidarité lorsqu’il s’agit d’une période d’essai déguisée en vue d’un contrat de travail ordinaire.
Études terminées à un autre moment
Les étudiants qui terminent leurs études à d’autres moments (p. ex. en février) perdent immédiatement leur statut principal d’étudiant, sauf s’ils ont encore l’intention de poursuivre leurs études et ne s’inscrivent pas comme demandeurs d’emploi auprès du FOREM, du VDAB ou d’Actiris.
Quelles formalités devez-vous respecter ?
Pour pouvoir occuper un étudiant, vous devez respecter les formalités ci-dessous.
Contrôlez le contingent annuel de 475 heures
Vous pouvez occuper un étudiant jobiste pendant 475 heures par an moyennant des cotisations de solidarité. Demandez à votre étudiant une copie de son attestation student@work pour consulter son contingent disponible.
Nouveau : pour occuper un étudiant en bénéficiant des cotisations de solidarité, vous devez en outre vous assurer que l’intéressé est effectivement un étudiant. Cette preuve peut être fournie par tous les moyens possibles. Une déclaration sur l’honneur de l’étudiant ne sera cependant pas acceptée comme preuve suffisante par l’ONSS. Vous devez au moins demander à l’étudiant une preuve d’inscription d’une école (supérieure) ou d’une université pour l’année scolaire ou académique en cours.
Établissez un contrat d’étudiant écrit
Il faut établir un contrat d’étudiant écrit à durée déterminée, en deux exemplaires. Ce contrat doit contenir certaines mentions obligatoires, être conclu pour chaque étudiant individuellement et être signé au plus tard au moment de l’entrée en service.
Attention : les trois premiers jours de travail de l’horaire qui sont prestés par l’étudiant dans le cadre d’un contrat d’étudiant sont toujours considérés comme une période d’essai.
Effectuez une Dimona dans les temps et réservez les heures d’occupation comme étudiant
Une Dimona doit être effectuée dans les temps et reprendre, entre autres, les dates d’entrée en service et de sortie de service et le nombre d’heures durant lesquelles l’étudiant fournira des prestations chez l’employeur dans le cadre de son contrat de travail. Cette déclaration doit toujours être effectuée par trimestre.
Remettez le règlement de travail à l’étudiant et demandez-lui sa signature pour réception
Fournissez le règlement de travail à votre étudiant et demandez-lui de signer un accusé de réception.
Souscrivez une assurance accidents de travail
Puisque votre étudiant est aussi soumis à l’assurance accidents de travail, vous devez conclure une assurance accidents de travail le concernant.
Vérifiez si une analyse des risques et/ou un examen de santé obligatoire sont requis
Consultez votre service externe pour la prévention et la protection pour savoir si une analyse des risques et/ou un examen de santé obligatoire sont nécessaires.
Quelles sont les conditions à remplir pour être redevable uniquement de la cotisation de solidarité ?
Le contrat rémunéré comme étudiant est soumis à des cotisations de solidarité si :
- l’étudiant est occupé sous contrat d’étudiant ;
- pour un maximum de 475 heures chez un ou plusieurs employeurs (= contingent) ;
- en dehors des périodes de présence obligatoire dans l’établissement d’enseignement. Par périodes de présence obligatoire dans l’établissement d’enseignement, il convient d’entendre les périodes pendant lesquelles l’étudiant est censé suivre des cours ou participer à des activités de l’établissement d’enseignement auquel il est lié.
Nouveau : pour occuper un étudiant en bénéficiant des cotisations de solidarité, vous devez en outre vous assurer que l’intéressé est effectivement un étudiant. Cette preuve peut être fournie par tous les moyens possibles. Une déclaration sur l’honneur de l’étudiant ne sera cependant pas acceptée comme preuve suffisante par l’ONSS. Vous devez au moins demander à l’étudiant une preuve d’inscription d’une école (supérieure) ou d’une université pour l’année scolaire ou académique en cours.
Pendant combien d’heures pouvez-vous avoir recours à un étudiant jobiste moyennant des cotisations de solidarité ?
Un étudiant jobiste peut être occupé pendant 475 heures par an moyennant des cotisations de solidarité. Ces heures doivent être réservées via la Dimona.
Attention : les prestations fournies par un étudiant jobiste au deuxième trimestre 2020 ne sont pas prises en compte dans ce contingent de 475 heures. C’est ce qui est souvent appelé la « neutralisation du contingent d’étudiant ».
À combien s’élève la cotisation de solidarité due ?
L’étudiant est redevable d’une cotisation de solidarité de 2,71 %. L’employeur doit payer une cotisation de solidarité de 5,42 %.
Une cotisation spéciale de 0,01 % destinée au Fonds amiante est également due.
Devez-vous retenir un précompte professionnel ?
Un étudiant ne doit pas payer de précompte professionnel si les conditions suivantes sont remplies :
- Un contrat de travail écrit a été établi ;
- L’occupation ne dépasse pas 475 heures de travail par année civile ;
- Seule la cotisation de solidarité est due à l’ONSS.
Attention : pour un étudiant non résident, les règles « normales » en matière de précompte professionnel pour les non-résidents sont d’application. Le barème III de PP est par conséquent d’application, que l’étudiant relève ou non des cotisations ONSS de solidarité.
Faut-il établir une fiche fiscale pour une occupation d’étudiant ?
Oui, une fiche fiscale 281.10 doit être établie.