La période estivale ayant déjà débuté, des interrogations surgissent concernant l’engagement des étudiants en Belgique. Zoom sur les diverses formalités à respecter pour effectuer cette procédure en bonne et due forme.

Consultation du contingent de 475 heures

Depuis le 1/01/2017, tous les étudiants belges ont droit à un contingent de 475 heures d’activités professionnelles par an. Durant ces dernières, la rémunération qui leur est versée n’est pas assujettie aux cotisations usuelles de la sécurité sociale mais seulement à celles propres à la solidarité. Tous les ans, ce contingent est réinitialisé le 1er janvier et les étudiants disposent ainsi à nouveau de 475 heures de travail qu’ils peuvent écouler au cours des 12 mois qui suivent.

Ce contingent est reporté dans un compteur alimenté via les déclarations DIMONA spéciales « STU ». Les employeurs belges doivent effectuer ces dernières à chaque engagement d’un étudiant. L’alimentation du compteur est également réalisée via les déclarations trimestrielles de prestations (DmfA) effectuées auprès de l’Office national de sécurité sociale (ONSS).

Les employeurs doivent indiquer dans ces déclarations DIMONA le nombre d’heures d’engagement trimestrielles prévues dans le contrat de l’étudiant concerné. À chaque déclaration DIMONA réalisée, plusieurs heures d’activités professionnelles sont ainsi déduites du contingent initial de 475 heures.

Les étudiants engagés peuvent consulter le compteur de leur contingent grâce à l’application virtuelle « student@work » disponible sur la plateforme en ligne www.studentatwork.be.

Ils peuvent se connecter à ce logiciel grâce à leur carte d’identité digitale ou à un token citoyen. Il leur permet de vérifier le nombre d’heures restantes dont ils disposent, les périodes d’activités professionnelles prévues dans leur contrat d’occupation et le décompte de leurs heures de travail.

Grâce à cette application, les employeurs ont aussi la possibilité d’être informés du nombre d’heures restantes dans le contingent de leur employé étudiant et de créer une attestation destinée à d’autres employeurs potentiels qui précise également cette information. Ce document, qui peut être consulté par ces employeurs avant la signature d’un contrat, comporte un code valable durant trois mois qui leur permet de se connecter aux compteurs des étudiants et de vérifier leurs heures restantes.

Pour rappel, les heures prestées par les étudiants en DIMONA « STU » dans l’enseignement et les soins médicaux au cours du premier et du second trimestre 2022 (du 1/01/2022 au 30/06/2022) ne sont pas déduite de leur contingent de 475 heures. En ce qui concerne les autres secteurs, leurs heures de prestation effectuées pendant le premier trimestre 2022 font l’objet d’une neutralisation à hauteur de 45 heures maximum.

Par ailleurs, les employeurs qui souhaitent effectuer la déclaration d’un étudiant à l’ONSS en appliquant les cotisations de solidarité doivent vérifier que cet individu est bien un étudiant. Cette personne peut par exemple déclarer sur l’honneur que son statut est celui d’un étudiant. La transmission d’une photocopie d’une attestation d’inscription à un établissement scolaire ou universitaire pour l’année en cours est suffisante. Néanmoins celle d’une carte d’étudiant ne constitue pas pour l’ONSS une preuve suffisante.

Les employeurs ne doivent pas transmettre ces informations à l’ONSS de manière spontanée, mais, en cas de doute ou de contrôle, ils doivent être en mesure de prouver que leur employé est bien un étudiant.

 

Le contrat d’occupation pour les étudiants

Si les employeurs souhaitent engager des étudiants, ils doivent leur faire signer un contrat d’occupation spécial. Le constat de ce document doit être effectué par écrit pour chacun des étudiants engagés et, au plus tard, durant leur entrée en service.

Les contrats d’occupation destinés aux étudiants sont à durée déterminée et ne peuvent pas dépasser 12 mois. Ils doivent inclure certaines mentions obligatoires et être réalisés en deux exemplaires (l’un pour l’employeur, l’autre pour l’étudiant engagé). Documents dits sociaux, leur conservation doit être effectuée au sein de l’entreprise dans laquelle l’étudiant travaille durant cinq ans à partir du jour suivant la date de la fin de l’exécution de son contrat.

Depuis le 1/01/2014, les trois premières journées d’activité professionnelle sont considérées comme une période d’essai.

 

Le règlement de travail

À l’instar des autres travailleurs réguliers, les étudiants doivent posséder un exemplaire du règlement de travail en application au sein de l’entreprise qui les engage. Lorsqu’ils remettent ce document aux étudiants, les employeurs doivent leur faire signer un accusé confirmant qu’ils l’ont bien réceptionné.

 

Mise en place de la DIMONA

Suite à la signature du contrat d’occupation des étudiants qu’ils ont engagés et, au plus tard, lorsque ceux-ci commencent leurs activités au sein de l’entreprise, les employeurs doivent réaliser une déclaration immédiate de cet emploi (DIMONA). Cette déclaration doit comporter, hormis les données usuelles (date de l’entrée en activité, certaines informations propres au numéro d’immatriculation de l’employeur à l’ONSS, à celui d’identification à la sécurité sociale du travailleur (NISS), à celui de la carte d’identité sociale (SIS) et enfin à celui de la commission paritaire liée à ce travailleur), ces informations :

  • Une information inhérente au statut de l’étudiant.
  • Une adresse du lieu où a été exécuté le contrat si celle-ci est distincte de l’adresse qu’a utilisé l’employeur lors de son inscription à l’ONSS.
  • La date à laquelle l’exécution de ce contrat prend fin. Les employeurs ne doivent donc pas effectuer une déclaration de sortie à l’issue des relations professionnelles.
  • Le nombre d’heures durant lesquelles l’étudiant a été occupé pour chaque trimestre (celles-ci sont indiquées dans son contrat).

 

Assurance couvrant les accidents professionnels

Chaque étudiant belge qui est engagé au sein d’une entreprise (même celui dont la profession n’est pas déclarée à l’ONSS), ainsi que les employeurs qui les engagent doivent respecter les mesures légales concernant les accidents professionnels.

Les employeurs engageant des étudiants ont donc l’obligation de les couvrir via la souscription d’une assurance « Accidents du Travail » durant la totalité de la période de cet engagement.

 

Examens médicaux

Avant de débuter leur activité professionnelle, certains étudiants sont obligés de passer des examens médicaux menés par le conseiller en prévention/médecin du travail. Les personnes concernées sont :

  • Celles qui sont encore mineures au moment où commence leur contrat
  • Celles dont l’activité professionnelle est nocturne
  • Celles dont l’activité professionnelle s’avère risquée pour leur santé

 

La rupture d’un contrat d’occupation d’étudiant

Les contrats permettant d’engager des étudiants doivent mentionner la date de commencement et celle de fin de leurs activités professionnelles. Comportant une durée déterminée, ces contrats se terminent de manière automatique à la date qu’ils indiquent sans nécessité d’un préavis. Les étudiants ou les employeurs peuvent toutefois procéder à la rupture de ces contrats avant que ces derniers prennent fin. Cela peut être réalisé avec une rupture de contrat pendant une période d’essai.

Une rupture de contrat pendant une période d’essai

Comment indiqué précédemment, depuis 2014, les trois premières journées de travail d’un étudiant sont considérées comme une période d’essai.

Durant ces trois jours d’essai, l’employeur ou le jeune travailleur peuvent rompre le contrat sans avoir à fournir une indemnité ou un préavis.

Si aucune formalité n’est requise pour ce type de rupture contractuelle, mieux vaut la confirmer par écrit.

Après une période d’essai, les contrats d’occupation des étudiants peuvent être rompus avec un préavis. La durée de celui-ci varie en fonction de celle de l’engagement (1 mois maximum ou plus d’1 mois).

La durée d’un préavis est établie de cette manière :

  • Si la durée de l’engagement de l’étudiant correspond à 1 mois maximum, ce préavis est de trois jours pour un licenciement et d’un jour pour une démission
  • Si la durée de l’engagement de l’étudiant dépasse 1 mois, ce préavis est de sept jours pour un licenciement et de trois jours pour une démission

Le préavis doit être notifié en respectant les modalités d’un contrat professionnel usuel. Son délai prend cours le lundi qui suit la semaine durant laquelle a été réalisée sa notification.

Une rupture de contrat après plus d’une semaine continue d’incapacité

Si les étudiants engagés sont absents en raison d’une maladie durant plus d’une semaine continue (sept jours calendrier sans interruption), les employeurs ont le droit de procéder à la rupture de leur contrat après leur septième jour de maladie.

Ces employeurs doivent toutefois verser à leurs jeunes employés une indemnité équivalente à la rémunération qui correspond à la durée du préavis ou à la part restante de cette durée.

Par exemple, un étudiant est engagé du 1/08/2022 au 30/09/2022. Le 20/08/2022, ce jeune transmet à son employeur un certificat médical qui couvre sa maladie entre le 20/08/2022 et le 31/08/2022. Son employeur aura le droit de procéder à une rupture contractuelle, mais il devra lui verser une indemnité de sept jours calendrier, au plus tôt le 27/08/2022 (c’est-à-dire après sept jours calendrier d’incapacité non interrompus).

Cette procédure n’empêche néanmoins pas les employeurs de rompre les contrats en versant des indemnités avant l’achèvement des sept jours d’incapacité mentionnés plus haut. Mais, dans ce cas, ils seront obligés de justifier cette rupture par une raison autre que celle de la maladie dont souffre l’étudiant, afin d’éviter que cet acte soit considéré comme un abus de leur part.

Une rupture de contrat en raison d’une absence d’informations contractuelles

Si son contrat n’a pas été réalisé par écrit ou s’il ne comporte pas des informations obligatoires, l’étudiant pourra le rompre à n’importe quel moment (sans préavis ni indemnité). Il en va de même si son employeur n’a pas effectué de déclaration DIMONA.

Autre situation

En l’absence de contrat écrit ou de dates de commencement et d’achèvement de l’exécution de ce même contrat, d’horaires professionnels (ou de référence aux horaires à appliquer figurant au sein du règlement de travail), l’employeur devra respecter les conditions d’un contrat à durée indéterminée.

Si cet employeur rompt ce contrat, il devra procéder à la notification des délais usuels de préavis, sauf s’il parvient à démontrer que l’absence de mention des horaires évoquées précédemment ne cause aucun préjudice à l’étudiant concerné.